Profil d'acheteur - Plateforme de dématérialisation

Définition du profil d'acheteur

Le profil d’acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs/autorités concédantes de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires (Source : Article R. 2132-3, Article R. 2332-5 et Article R. 3122-10 du code de la commande publique).

Article R2132-3 du code de la commande publique

Version en vigueur depuis le 01 avril 2019

Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 - art.

Le profil d'acheteur est la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires. Un arrêté du ministre chargé de l'économie figurant en annexe du présent code détermine les fonctionnalités et les exigences minimales qui s'imposent aux profils d'acheteur.

Principales caractéristiques du profil d'acheteur

Le profil d'acheteur est un dispositif dématérialisé prévu par le code de la commande publique pour la passation des marchés publics.

La dématérialisation des procédures liées aux marchés publics est devenue une obligation en France depuis le 1er octobre 2018. Cette évolution majeure s’appuie sur un instrument important : le profil d’acheteur. Plateforme numérique incontournable, parfois appelé salle des marchés ou place de marchés, il implique une profonde mutation des pratiques d’achat public vers plus de performance et de transparence.

Voici les principales caractéristiques du profil d'acheteur qui sont définies par l'arrêté du 22 mars 2019 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d’acheteurs :

• Il s'agit d'une plateforme en ligne permettant aux acheteurs publics de gérer leurs procédures de marchés publics par voie électronique
• Le profil d'acheteur est obligatoire pour les marchés de plus de 40.000 € HT (article R. 2132-1 du CCP) lorsque la procédure donne lieu à publication d’un avis d’appel à la concurrence (APC) donc en particulier pour les procédures formalisées (appel d'offres, procédure avec négociation, dialogue compétitif,)
• Il permet la mise à disposition des documents de la consultation, la réception électronique des candidatures et des offres et les échanges dématérialisés
• L'adresse URL du profil d'acheteur doit être mentionnée dans les avis de publicité et les règlements de consultation
• Les candidats doivent impérativement déposer leurs offres sur le profil d'acheteur à la procédure dédiée
• Le profil d'acheteur horodate les dépôts et génère des avis de réception électronique
• Il offre aussi des services comme un coffre-fort électronique ou une messagerie sécurisée
• Il garantit la sécurité, la confidentialité, l’intégrité et la traçabilité des échanges.
• L'accès est gratuit, libre, direct et complet pour les entreprises candidates aux marchés publics

Ainsi, le profil d'acheteur constitue aujourd'hui le principal outil de dématérialisation des procédures de marchés publics en France. Son utilisation est obligatoire dans le cadre de la majorité des procédures qu'elles soient formalisées ou non comme la procédure adaptée.

La plateforme doit mettre à disposition gratuitement le DCE pour les entreprises

La mise à disposition des documents de la consultation (DCE), en ce qui concerne les marchés publics, est régie par les dispositions réglementaires suivantes du code de la commande publique :

• Conformément à l'article R. 2132-2 du code de la commande publique, les documents de la consultation doivent être gratuitement accessibles aux opérateurs économiques à partir de la date de publication de l'avis d'appel à la concurrence, via un profil d'acheteur.
• En ce qui concerne les marchés de défense ou de sécurité, l'article R. 2332-3 du code stipule que lorsque l'acheteur décide d'autoriser ou d'imposer la dématérialisation de sa procédure, il est tenu de publier les documents de la consultation sur un profil d'acheteur.

Le DCE doit être intégralement disponible sur le profil d'acheteur

Il faut noter que ces documents de la consultation doivent être intégralement disponibles sur le profil d'acheteur à partir de la date de publication de l'avis d'appel à la concurrence. Il est strictement interdit de les rendre accessibles aux opérateurs économiques avant la publication de l'avis, car cela pourrait fausser le jeu de la concurrence.

Cependant, dans le contexte des procédures restreintes, certaines informations des documents de la consultation ne sont pas obligatoires lors de leur mise à disposition initiale.

En vertu de l'article R. 2144-9 du code de la commande publique, des détails tels que la date limite de réception des offres, l'adresse de dépôt des offres, les langues autorisées pour leur présentation, la liste des documents requis dans les offres, ainsi que la pondération ou la hiérarchisation des critères, peuvent être communiqués ultérieurement, spécifiquement lors de l'envoi des invitations aux candidats sélectionnés.

L'accès au DCE doit être gratuit, complet, direct et exempt de toute restriction

En ce qui concerne l'accès aux documents de la consultation, l'article 1 de l'annexe 6 du code de la commande publique, qui traite des modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde, stipule clairement que cet accès doit être gratuit, complet, direct et exempt de toute restriction.

Le profil d'acheteur : Acteur principal de la transformation numérique des marchés publics

Comment accéder aux documents d'un appel d'offres sur un profil d'acheteur ?

Pour accéder aux documents d’un appel d’offres sur un profil d’acheteur, il y a des étapes à suivre.

Trouver le profil d'acheteur

Le profil d’acheteur est souvent géré par les collectivités territoriales, les établissements publics ou les ministères via un prestataire de service.

Vous pouvez le trouver en consultant :

• le site Internet de l’administration concernée, par exemple dans la rubrique "marchés publics" ou "appels d'offres",
• en recherchant sur des sites spécialisés comme le BOAMP ou en utilisant des moteurs de recherche.

Consulter les avis de marché

Les avis de marché sont publiés sur le profil d’acheteur. Vous pouvez consulter les avis pour trouver celui qui correspond à vos besoins.

Télécharger les documents de la consultation

Une fois l’avis de marché sélectionné, vous pouvez télécharger les documents de la consultation directement depuis le profil d’acheteur. Parfois, cela nécessite la création d’un compte sur le profil d’acheteur.

Poser des questions en ligne

Vous avez également la possibilité de poser des questions en ligne sur le profil d’acheteur pour obtenir des précisions sur les documents de la consultation. Les questions posées sont généralement visibles pour tous les soumissionnaires intéressés par l’appel d’offres.

Contacter une assistance ou consulter un support utilisateur

Nécessité d'une Assistance Technique : L'opérateur économique, qu'il soit un soumissionnaire, ou un candidat à un marché public, doit avoir la possibilité d'accéder à une assistance technique fournie par la plateforme.

Cette assistance est nécessaire pour résoudre divers problèmes techniques qui peuvent surgir tout au long du processus de dématérialisation.

Ces problèmes peuvent inclure des questions liées :

• à l'utilisation de technologies telles que JAVA,
• au fonctionnement des logiciels mis à disposition par la plateforme,
• à la gestion des dysfonctionnements techniques de l'ordinateur de l'utilisateur,
• ainsi que la résolution des éventuels problèmes techniques survenant sur la plateforme elle-même.

Cette assistance peut être apportées sous différentes formes :

• Assistance virtuelle
• Cette forme d'assistance, bien que relativement rare à ce jour, est en constante évolution.
  Elle implique l'utilisation de chatbots, d'intelligence artificielle, ou d'autres technologies automatisées pour répondre aux questions techniques des utilisateurs. Les utilisateurs peuvent interagir avec un agent virtuel qui fournit des réponses et des solutions à leurs problèmes. L'avantage de cette approche réside dans sa disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui peut être particulièrement utile pour les utilisateurs ayant des besoins en dehors des heures de travail classiques.
• Assistance via une zone de chat
  C'est un type d'assistance rarement utilisée mais la plateforme www.e-marchespublics.com en fait un usage efficace.
• Assistance téléphonique
  L'assistance téléphonique est une méthode traditionnelle et largement utilisée.
  Elle permet aux utilisateurs de contacter directement un support technique via des numéros de téléphone. Ces numéros peuvent être gratuits ou payants, en fonction des politiques de la plateforme. Les avantages de cette approche résident dans la communication directe avec un représentant du support, offrant une assistance personnalisée en temps réel.
• Diffusion de guides utilisateurs
  En plus de l'assistance en temps réel, les plateformes de dématérialisation peuvent mettre à disposition des guides utilisateurs.
  Ces guides sont des documents explicatifs détaillés, souvent au format électronique, qui fournissent des instructions étape par étape sur l'utilisation de la plateforme. Ils peuvent couvrir divers sujets, de l'inscription à la soumission des offres. Les guides sont particulièrement utiles pour les utilisateurs préférant une aide autonome ou pour la résolution de problèmes courants.

Précautions minimales à prendre pour le dépôt de votre offre: N’attendez pas la dernière minute pour déposer vos offres

La majorité des plateformes mettent en garde, à juste titre, les entreprises sur les risques de la phase de dépôt.

C'est de l'informatique donc ne vous attendez pas à une technicité sans faille. Les experts ne démentiront pas.

N’attendez pas la dernière minute pour déposer vos offres et prévoyez le temps suffisant en amont.

Des risques existent notamment :

• à l'utilisation d'Internet (qualité du réseau, disponibilité, ...)
• l'interopérabilité des éléments utilisés : sont-ils capables de communiquer et avec quelle fiabilité ?
• au fichiers trop volumineux,

Notez bien que ce qui compte c’est l’heure de la fin du téléchargement qui sera pris en compte, donc la réception du dernier octet.

Pour transmettre votre réponse sur la plateforme devez être identifié (identifient et mot de passe).

Conseil : Déposez vos plis au minimum 24 heure avant l’heure limite de réception des plis.

Tous les documents d'un appel d'offres sont-ils disponibles sur un profil d'acheteur ?

Les documents de la consultation doivent intégralement être disponibles sur le profil d’acheteur à compter de la date de la publication de l’avis d’appel à la concurrence. Ils ne peuvent être mis à disposition des opérateurs économiques avant la publication de l’avis au risque de fausser la concurrence.

Cependant, pour les procédures restreintes, certaines informations des documents de la consultation ne sont pas obligatoires lors de leur mise à disposition. Ces informations peuvent être communiquées aux candidats sélectionnés ultérieurement.

L’accès aux documents de la consultation doit être gratuit, complet, direct, et sans restriction, conformément à l’article 1 de l’annexe 6 relatif aux modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde.

Le profil d'acheteur : Elément central de la dématérialisation des procédures d’achat public

Le profil d’acheteur est devenu l’élément central de la dématérialisation des procédures d’achat public en France.

Une obligation juridique de dématérialisation

 La règlementation a imposé la généralisation de la dématérialisation des procédures liées aux marchés publics en France. Cette obligation s’est mise en place progressivement à partir du 1er avril 2017.

Le profil d'acheteur, plateforme de la dématérialisation

 Pour satisfaire à cette obligation, les acheteurs publics doivent obligatoirement passer par le profil d’acheteur. Concrètement, le profil d’acheteur constitue le site internet dédié sur lequel l’acheteur met en ligne l’ensemble des documents de consultation et reçoit les réponses numériques des soumissionnaires aux appels d’offres.

L'encadrement juridique de la plateforme de dématérialisation

 Le contenu et le fonctionnement du profil d’acheteur sont strictement encadrés par des règles précises issues du code de la commande publique et de ses textes d’application. L’arrêté du 22 mars 2019 liste les fonctionnalités minimales qui doivent être offertes par le profil d’acheteur.

Fonctionnalités du ²profil d'acheteur

Au-delà des obligations minimales, le profil d’acheteur propose diverses fonctionnalités qui créent de la valeur ajoutée pour les acheteurs et les entreprises. Ces fonctionnalités incluent :

• Publication des données essentielles : La plateforme permet la publication détaillée des données et caractéristiques de chaque marché public, renforçant la transparence.
• Mise à disposition des documents de consultation (DCE) : Le profil d’acheteur met à disposition de manière dématérialisée l’ensemble des documents de la consultation, permettant aux entreprises de les télécharger gratuitement.
• Réception électronique des dépôts : Il assure la réception dématérialisée des candidatures, des offres, et simplifie leur traitement.
• Échanges électroniques sécurisés : La plateforme facilite les échanges dématérialisés entre l’acheteur et les candidats pendant la procédure.
• Archivage pérenne et traçabilité : Les documents publiés sont archivés de manière électronique pour faciliter le contrôle et l’audit.
• Open data étendu : Certains profils d’acheteur adoptent une démarche d’open data en ouvrant l’accès du grand public à de nombreuses données essentielles des marchés publics.

Les avantages du profil d'acheteur

La dématérialisation des marchés publics et l’utilisation du profil d’acheteur offrent de nombreux avantages significatifs pour moderniser et optimiser les procédures d’achat, notamment :

• Dématérialisation intégrale des procédures : Suppression complète des échanges physiques de documents « papier ».
• Gains de temps et d'efficacité : Notifications instantanées, dépôts dématérialisés, accès immédiat aux documents.
• Accès ouvert à la commande publique : Abolition des barrières géographiques, stimulant la concurrence.
• Optimisation des coûts : Baisse des coûts de gestion des procédures d’achat public.
• Plus de transparence : Traçabilité accrue sur le déroulement des procédures.
• Sécurité juridique renforcée : La traçabilité des échanges sécurise les procédures et réduit les contentieux.

Le profil d'acheteur : Facteur de transformation des pratiques d'achat public

Le profil d’acheteur recèle un fort potentiel de transformation et d’innovation des pratiques d’achat public, à condition de l’utiliser de manière pertinente.

• Vers des procédures 100% dématérialisées : Possibilité d'envisager des procédures 100% dématérialisées, de l’expression des besoins jusqu’au suivi de l’exécution des contrats.
• Gains d'efficiences par l’interopérabilité : Développement de l’interopérabilité pour des gains d'efficience (partage de données, traitements automatisés).
• Un levier de transparence et d'open data : Renforcement de la transparence sur l'usage des deniers publics.
• Opportunité pour rénover les processus internes : Repenser les processus, les simplifier et les sécuriser davantage.
• Vers une expérience utilisateur optimisée : Amélioration de l’ergonomie et de l’accessibilité pour tous les utilisateurs.
• Outil d'analyse des données d'achat : Les informations collectées peuvent nourrir le pilotage de la performance achat.